Mein persönliches Vorgehen in solchen Fällen wäre das persönliche Erscheinen vor Ort.
Wie sagt man in Bayern so schön: Man muss nur reden mit die Leit`.
Egal was, ich versuche immer erst, einen persönlichen Kontakt herzustellen, statt an einer Hotline immer wieder die gleiche Geschichte herunterleiern zu müssen, da immer andere Leute am anderen Ende sitzen. Und gleich die Anwalts-Keule zu schwingen ist eher kontraproduktiv. Sagt auch meine Frau, die beruflich mit solchen Fällen jeden Tag zu tun hat.